Behandling af persondata i HOFOR-koncernen
Behandling af persondata
HOFOR-koncernen lægger vægt på, at vores kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere er trygge ved den måde, vi behandler persondata på, og at det sker i fuld overensstemmelse med lovgivningen.
HOFOR indsamler og behandler persondata som fx navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse og telefonnummer samt oplysninger om forbrug og korrespondance m.v.
Det gør vi for at kunne levere varme, bygas, vand og afløb, samt for bedst muligt at kunne administrere dit kundeforhold, ansættelsesforhold eller øvrige aftaleforhold i relation til HOFOR.
De personlige oplysninger, du afgiver til os, behandles fortroligt og til det formål de er indsamlet. Oplysninger videregives kun indenfor dette formål eller med dit samtykke og det sker altid med instruks om lovpligtig databeskyttelse.
Du kan til enhver tid få oplyst eller rettet i de persondata, HOFOR A/S har registreret om dig, ved at rette henvendelse til os på: gdpr@hofor.dk eller pr. post til adressen:
HOFOR A/S
Ørestads Boulevard 35
2300 København S
I det følgende kan du læse hele HOFORs Persondatapolitik. Vi opfordrer til, at du læser den omhyggeligt for at forstå hvorfor, og hvordan vi behandler dine persondata.
Behandling af persondata i HOFOR-koncernen
HOFOR-koncernen (HOFOR) har brug for at behandle en række oplysninger om koncernens kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre.
1. HOFOR-koncernen
HOFOR står for Hovedstadsområdets Forsyningsselskab. Vi forsyner byer med vand, spildevandsafledning, fjernvarme, bygas og fjernkøling og opfører vindmøller.
HOFOR Koncernen består af en række selskaber og du kan læse mere om koncernstrukturen: Koncernoversigt - HOFOR
HOFOR A/S er koncernens serviceselskab og er det eneste bemandede selskab i HOFOR-koncernen. Al drift, vedligehold, kundeservice m.v. varetages af HOFOR A/S. Det er derfor også HOFOR A/S, der på vegne af HOFOR-koncernens selskaber indsamler og behandler oplysninger om kunder, samarbejdspartnere og andre. HOFOR A/S kan derfor både være dataansvarlig og databehandler af persondata. F.eks. er HOFOR Fjernvarme P/S dataansvarlig og HOFOR A/S er databehandler for koncernens fjernvarmekunder.
2. Formål med behandling af persondata
HOFOR indsamler og behandler persondata i det omfang, dette er nødvendigt til opfyldelse af hovedsageligt følgende formål:
- Administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug
- Administration i forbindelse med opfyldelse af aftale om levering af bygas, og afregning af dit forbrug i den forbindelse
- Optimering af HOFORs drift
- Sikring af forsyningssikkerheden i HOFORs område
- Dokumentation, kvalitetssikring og træning af medarbejdere
- Såfremt vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6, sker det med det formål at inddrive fordringer
- Såfremt der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til følgende formål:
- Administration af udbetalinger
- Henvendelser via e-Boks
- Ansættelse og administration af det løbende ansættelsesforhold, herunder administration af lønudbetalinger og personalegoder, uddannelse og medarbejderudvikling, forsikrings- og skattekrav, beskyttelse af medarbejdere og rapportering til offentlige myndigheder.
Læs mere om retsgrundlag for behandling af persondata
Læs mere om retsgrundlag for behandling af persondata
HOFOR anvender følgende retsgrundlag for behandlingen af persondata:
Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af forsyningspligten
GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse).
Behandlingen er i visse tilfælde baseret på GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (behandlingen er nødvendig for overholdelse af legitime interesser). Dette er tilfældet med markedsføring af rådgivningsydelser og ved gennemførelse af kundetilfredshedsundersøgelser.
Det sker, at HOFOR optager foto/video i forbindelse med forskellige typer af arrangementer og deler materialet såvel internt som eksternt bl.a. på sociale medier. Det kan fx være gå-hjem-møder" eksempelvis om gradvise sænkninger af fjernvarmetemperaturen eller kulturnat-events.
HOFOR har en legitim interesse i at dele oplevelser/informationer og dokumentere begivenhederne.
Behandling af oplysninger med henblik på opfyldelse af en aftale
GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for HOFORs opfyldelse af en aftale. Dette er eksempelvis tilfældet med den kontraktuelle forpligtelse til at levere bygas og til at opfylde en ansættelseskontrakt.
Behandling af oplysninger til kvalitetsudvikling og læring
På baggrund af GDPR artikel 6, stk. 1, litra f kan HOFOR optage telefonsamtaler til intern brug i form af undervisning af medarbejdere og forbedring af kundeoplevelsen.
Forsyningssikkerhed
HOFOR skal sikre forsyningssikkerheden for dets kunder og andre aktører. Dette sker blandt andet ved at HOFOR anvender og overvåger forbrugs- og forsyningsdata samt infrastrukturen for at sikre mod brud og andre uforudsete hændelser.
Denne brug af data bygger på GDPR artikel 6 stk. 1, litra e.
HOFOR optager og opbevarer vagttelefonsamtaler med henblik på at dokumentere, hvad der er sket og sagt under samtalen, herunder eventuelt indgåede aftaler. Herudover kan optagelserne anvendes internt til undervisning af medarbejdere og forbedring af kundeoplevelsen.
Denne brug af data bygger på GDPR artikel 6 stk. 1, litra f.
Kontrol med gasinstallationer samt visse gasanlæg
Det følger af gassikkerhedsloven, at HOFOR skal som gasdistributionsselskab føre kontrol med gasinstallationer samt visse gasanlæg.
I den forbindelse indsamles og videregives persondata baseret på GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).
Optimering af drift og udvikling
GDPR artikel 6 stk. 1, litra f angår behandling af persondata på grundlag af en legitim interesse. Dette er eksempelvis tilfældet, når HOFOR på grund af ønsket om at optimere driften og opnå ressourcebesparelser, anvender fx fjernaflæste målere til hyppigere indsamling af data end blot til afregningsformål.
CPR-numre
Vi indsamler cpr-numre på vores kunder efter samtykke jf. GDPR, stk. 1, litra a.
Persondata i ansættelsesforhold
Retsgrundlaget for behandlingen af størstedelen af de persondata, som HOFOR indsamler og behandler i forbindelse med et ansættelsesforhold, er ansættelseskontrakten jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b eller hvis forpligtelsen udspringer af anden lovgivning eller kollektiv overenskomst, eller som led i HOFORs forfølgelse af en legitim interesse, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 og 2.
Korrekte og opdaterede persondata
Persondataene, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer dine persondata, når du oplyser os om ændringer, eller når vi bliver opmærksom på, at dine oplysninger ikke er korrekte.
3. Persondata
3.1 Kunder, samarbejdspartnere og andre
Om kunder, samarbejdspartnere og andre indsamler HOFOR de persondata, der er nødvendige henset til opfyldelse af forsyningspligter, administration af løbende aftaleforhold og administration af andre relationer til HOFOR.
Læs mere om behandling af persondata vedr. kunder, samarbejdspartnere og andre
Læs mere om behandling af persondata vedr. kunder, samarbejdspartnere og andre
De persondata, der indsamles, vil afhænge af det konkrete formål, men kan bl.a. omfatte:
- Kontaktoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnumre, samt eventuelt e-mailadresse)
- Eventuelt CVR-nummer
- Kundenummer og installationsnummer
- Eventuelt optagelse af telefonsamtaler
- Måler- og forbrugsdata
- Ejendomsoplysninger, herunder ejendomsnummer og oplysninger og boligforhold og boligtype
- Oplysninger om betalinger, restancer eller inddrivelsesskridt, samt afdragsordninger
- Mails og korrespondance med kunder, herunder eventuel registrering af relevante forhold i telefonsamtale
- Klagesager
- Statistiske afvigelser på målerdata
- Eventuelle oplysninger om flytning, død og eventuel konkurs
- Aktiviteter hos kunden som er relevante for kundeforholdet med HOFOR
- Afbrydelser af forsyningen
- Lovovertrædelser, med henblik på anmeldelse til myndigheder
3.2 Medarbejdere og fratrådte
Om nuværende og tidligere medarbejdere indsamler og behandler HOFOR de persondata, der vurderes nødvendige som led i administration af arbejdsgiver-arbejdstager relationen.
Læs mere om behandling af personoplysninger vedr. medarbejdere og fratrådte
Læs mere om behandling af personoplysninger vedr. medarbejdere og fratrådte
De personoplysninger der indsamles og behandles, vil afhænge af det konkrete formål, men kan bl.a. omfatte:
- Stamdata, herunder navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, antal af børn og deres alder, oplysninger på en evt. Pårørende mv.
- Detaljer om ansættelsen, som fx medarbejder-ID, ansættelsesdato, CV, ansættelsessted, e-mailadresse til arbejde, arbejdstelefonnummer, titel, stilling, fuldtid/deltid, forfremmelser mv.
- Økonomiske oplysninger, som fx løn og anden kompensation, bonusser, skatteoplysninger, medarbejdergoder mv.
- Tidsregistrering
- Registrering af sygefravær, orlovsperiode og ferieafholdelse
- Helbredsoplysninger
- Sygefraværsstatistik
- Fravær i forbindelse med barsel eller anden orlov
- Uddannelse og specialisering, herunder relevante certifikater og efteruddannelse
- Udviklingssamtaler
- Adgangskoder og brugernavne
- Oplysninger, der er nødvendige til administration af sundhedsforsikringer, pensionsordninger eller andre personlige goder
3.3 Cookies
Vi behandler også persondata i forbindelse med cookies, se nærmere herom i vores vilkår for brug af HOFORs hjemmesider
4. Opbevaring af oplysninger
HOFOR opbevarer kun persondata så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde HOFORs forpligtelser over for vores kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere og andre, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning.
Kundedata opbevares i hovedregel i 5 år + indeværende år efter kundeforholdets ophør, medmindre en anden lovgivning kræver længere opbevaringsperiode.
Vi bevarer forbrugsoplysninger længere af hensyn til at kunne optimere driften og sikre forsyningssikkerheden.
Afhængigt af formålet opbevares foto/videooptagelser i 5 år + indeværende år, eller så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet.
Medarbejderdata opbevares i 5 år + indeværende år efter ansættelsesforholdets ophør – for tjenestemænds vedkommende i 10 år + indeværende år efter ansættelsesforholdets ophør.
Vagttelefonoptagelser gemmes i 182 dage.
5. Deling af persondata
5.1 Koncerninternt
HOFOR overlader i nødvendigt og relevant omfang persondata til andre selskaber inden for HOFOR-koncernen.
Læs mere om deling af persondata internt i HOFOR-koncernen
Læs mere om deling af persondata internt i HOFOR-koncernen
Der er indgået en databehandleraftaler mellem det selskab i HOFOR-koncernen, der er dataansvarlig, og det selskab i HOFOR-koncernen der varetager databehandlingen på vegne af HOFOR.
Her taler man om, at den dataansvarlige overlader persondata til databehandleren.
Overladelse af persondata mellem koncernforbundne selskaber sker med henblik på kundeoprettelse, fakturering, kundeadministration, forbrugsstatistikker, optimering af forsyningsnettet, energirådgivning og andre administrative forhold og lignende.
5.2 Uden for HOFOR-koncernen
Når persondata deles med eksterne, kan der være tale om overladelse til en databehandler- eller videregivelse til en anden dataansvarlig.
Eksternt overlader HOFOR i nødvendigt og relevant omfang persondata til leverandører og samarbejdspartnere.
Læs mere om deling af persondata uden for HOFOR-koncernen
Læs mere om deling af persondata uden for HOFOR-koncernen
Når HOFOR overlader behandlingen af persondata til en it-leverandør eller samarbejdspartner, sker dette efter HOFORs instruks til den pågældende part, ligesom der vil blive indgået en databehandleraftale mellem det selskab i HOFOR-koncernen, der er den dataansvarlige, og den eksterne part der varetager databehandlingen på vegne af HOFOR.
Endvidere videregiver HOFOR persondata, hvor dette er påkrævet i henhold til retlige forpligtelser eller hvor dette er nødvendigt, for at sikre din eller andre personers sundhed og sikkerhed eller virksomhedens væsentlige interesser.
5.3 Overførsel af persondata til tredjelande
Et tredjeland er et land, som ligger uden for EU eller EØS (EU samt Island, Liechtenstein og Norge).
Når HOFOR anvender fx it-leverandører, hvis hovedsæde ligger i et tredjeland, vil der være tale om overførsel til tredjelande. HOFOR anvender Microsoft-platforme og -produkter og overfører dermed persondata til USA, som er et tredjeland i GDPR-mæssig sammenhæng.
Ved overførsel af persondata til tredjelande overholdes bestemmelserne i GDPR.
6. HOFOR beskytter dine persondata
I henhold til GDPR har HOFOR en risikobaseret tilgang, hvor vi tager udgangspunkt i risikovurderinger vurderet i forhold til fortrolighed, integritet og tilgængelighed med fokus på risici for de registrerede og implementerer de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger og kontroller til beskyttelse af informationer, herunder at persondata.
Når vi overlader persondata til it-leverandører og samarbejdspartnere stiller vi krav om overholdelse af GDPR og indgår databehandleraftaler.
7. Rettigheder
7.1. Indsigtsret
Du har ret til at få indsigt i de persondata HOFOR behandler om dig.
Læs mere om din ret til at få indsigt i dine persondata
Læs mere om din ret til at få indsigt i dine persondata
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.
Du er berettiget til at gennemse de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Mange af dine persondata kan tilgås via Tastselv Service på HOFORs hjemmeside. Såfremt du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte gdpr@hofor.dk
HOFOR behandler og svarer på henvendelser så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget henvendelsen, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.
7.2. Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet eller slettet
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.
7.2 Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet eller slettet
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. HOFOR behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.
7.3. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis HOFOR behandler dine oplysninger på baggrund af dit samtykke har du ret til at trække det tilbage.
Læs mere om din ret til tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil HOFOR ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke til. I så fald vil HOFOR kun opbevare de oplysninger, som HOFOR er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som HOFOR har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket.
Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til at tilbagetrække dit samtykke, skal du skrive til gdpr@hofor.dk.
7.4. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata
Du har ret til at gøre indsigelse mod HOFORs behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod videregivelse af dine data.
Læs mere om din ret til at gøre indsigelse
Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du skrive til gdpr@hofor.dk
Er din indsigelse berettiget, vil HOFOR ophøre med at behandle persondata om dig. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.
7.5. Retten til begrænsning af behandling
Du har ret til at få begrænset HOFORs behandling af dine persondata i visse situationer.
Læs mere om din ret til begrænsning af behandling af persondata
- Mens HOFOR behandler din indsigelse mod behandling af dine persondata - Hvis HOFORs behandling af dine persondata er ulovlig, og du alene ønsker begrænsnings af behandlingen af dine persondata og ikke en sletning af dine persondata
Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til begrænsning af behandling af persondata, kan du skrive til gdpr@hofor.dk. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.
7.6. Retten til få flyttet/udleveret dine persondata (dataportabilitet)
Hvis HOFORs behandling af dine persondata baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.
Læs mere om din ret til at få flyttet/udleveret dine persondata
Hvis du ønsker at gøre brug af retten til dataportabilitet, kan du skrive til gdpr@hofor.dk. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. GDPR artikel 12.
7.7. Klageadgang
Du har ret til at klage over HOFORs behandling af dine persondata ved at henvende dig til Datatilsynet.
8. Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine persondata eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du henvende dig til e-mail gdpr@hofor.dk, mærk venligst henvendelsen “persondata” eller pr. post til adressen:
HOFOR A/S
Ørestads Boulevard 35
2300 København S
Att. Persondata
Læs mere om ændringer af persondatapolitikken
Ændringslog
25.04.2018: Persondatapolitikken er vedtaget.
23.09.2020: Ændrer navn til 'Behandling af persondata i HOFOR koncernen', mindre rettelser i indholdet.
12.03.2025: To nye selskaber er tilføjet i accordion under punkt 1. HOFOR-koncernen.
01.10.2025: Generel redigering af hele teksten og strukturen samt opdatering af behandlingsgrundlag og opbevaringstid. Der henvises til HOFORs hjemmeside om koncern-beskrivelse.
9. Ændringer af persondatapolitikken
Denne persondatapolitik vil blive ændret løbende, så den til enhver tid overholder lovgivningen og relevante industristandarder. HOFOR informerer ikke de registrerede direkte om enhver ændring af denne persondatapolitik, men den sidst nye opdaterede version er til enhver tid tilgængelig på denne side.
